A cosa devono rispondere le associazioni per poter operare?

Partiamo da tre assunti:

  • qualunque associazione che voglia usufruire di agevolazioni (fiscali, ecc.) o di opportunità particolari (bandi riservati, ecc.), deve dimostrare di avere – e di mantenere – i requisiti necessari;
  • qualunque associazione che, per i suoi scopi statutari, impieghi risorse pubbliche
    [1] ma anche private[2], ha l’obbligo di rendicontarne l’utilizzo in modo trasparente e completo;
  • la natura di associazione non esime dal rispettare le normative generali (fiscali, sulla sicurezza, la salute, la privacy, i contratti, le assicurazioni, ecc.) nello svolgimento delle attività.

Al di là delle attività che vengono svolte dalle associazioni per raggiungere il loro scopo istituzionale (in fin dei conti il motivo ultimo per cui un gruppo di persone decide di formalizzare la costituzione di un ente invece di proseguire come “gruppo di fatto”), è necessario dunque fare i conti con una serie di obblighi e con le conseguenze che ne derivano. Se volessimo tracciare una mappa degli adempimenti burocratici per tutte le associazioni – e in modo particolare la categoria delle organizzazioni di volontariato ai sensi della Legge 11 agosto 1991, n. 266 “Legge Quadro sul Volontariato” (che dal punto di vista giuridico va a creare un sottoinsieme del più vasto insieme degli enti associativi) – potremmo ricondurla ai tre momenti topici della vita associativa: la costituzione, la gestione e lo scioglimento. A questi vanno poi aggiunti adempimenti vari, che non sono classificabili in queste tre voci. Come illustrato dalla tabella sintetica (e più approfonditamente in allegato), in ciascuna fase, un’organizzazione ha l’obbligo di rispondere a molte richieste. Richieste che, purtroppo, rischiano di spegnere l’entusiasmo che anima i volontari.

Box – Gli adempimenti burocratici in capo alle Organizzazioni di Volontariato

Fase di vita dell’associazione Adempimenti necessari
Costituzione Atto costitutivo Statuto
Richiesta del Codice Fiscale
Registrazione all’Agenzia delle Entrate
Eventuale Iscrizione ai Registri
Inoltro telematico all’Agenzia delle Entrate dei dati fiscalmente rilevanti attraverso il modello EAS
Gestione Convocazione degli organi associativi
Tenuta della contabilità e bilancio consuntivo (ed eventualmente preventivo)
Mantenimento dell’iscrizione ai Registri
Polizza di assicurazione per consiglieri e volontari
Liquidazione IVA (in caso di attività commerciale)
Dichiarazione dei redditi
Compilazione del modello per i sostituti di imposta
Scioglimento Convocazione assemblea straordinaria e devoluzione del patrimonio
Cancellazione dell’eventuale iscrizione al Registro di riferimento e cancellazione degli altri rapporti in essere
Chiusura del codice fiscale
Altri adempimenti importanti Rispetto privacy
Sicurezza per i volontari
Adempimenti SIAE (in caso di eventi)
Certificato HACCP nel caso di somministrazione di bevande e alimenti
Riconoscimento giuridico
Richiesta del certificato penale nel caso l’associazione abbia lavoratori in contatto diretto e continuativo con minori
Eventuale al 5xMille (telematica e cartacea, o via mail certificata PEC)
Se partecipa a un bando: scrittura del progetto e rendicontazione

 

Quali criticità scontano le Associazioni nel rispondere a questi adempimenti?

Le numerose richieste appena elencate portano con se alcune criticità. Ne citiamo tre, a nostro avviso le principali e le più evidenti.

Onerosità
Un primo aspetto è riferito alla mole di adempimenti richiesti che, come illustrato, sono numerosi e diversi nell’arco della vita di un’organizzazione. A questi si sommano i relativi controlli degli organi di riferimento, aspetto che ultimamente  ha subito una notevole intensificazione – si veda ad esempio la convenzione stipulata tra l’Agenzia delle Entrate e la SIAE.
Ma la cosa più rilevante in ordine alle fatiche delle organizzazioni riguarda il fatto che sono adempimenti che richiedono tempo e competenze nel loro assolvimento. Per le associazioni questo rappresenta un punto critico poiché non sempre sono realtà attrezzate a rispondervi.  I responsabili della gestione dell’ente cioè non necessariamente hanno competenze specifiche da mettere in campo – ad esempio per redigere un bilancio o i documenti relativi alla privacy o in genere documenti complessi.  La conseguenza più  evidente è che per adempiere alle richieste, laddove il supporto dei CSV non sia più sufficiente, spesso ci si deve rivolgere a professionisti del settore, con il relativo costo aggiuntivo. Oltre alle competenze non va sottovalutato l’onere che essi generano in termini di tempo. Tempo che tendenzialmente il volontario desidererebbe dedicare a fare attività in favore della comunità, e non alla burocrazia, e che dunque spesso vive come incongruente con la propria opera.
Certamente ad appesantire l’onere concorre una scarsa cultura all’accountability delle stesse organizzazioni. Il dovere di rendere conto alla comunità per quello che si fa, non  solo non è consapevolezza diffusa ma addirittura viene percepito come il tentativo di intralcio alle loro attività. Se lo fosse di più, con tutta probabilità favorirebbe un atteggiamento meno ostile.

Informatizzazione
Un secondo aspetto critico e il processo di informatizzazione che sta accompagnando la diffusione di molti oneri amministrativi. Aspetto che nelle intenzioni è concepito per semplificare tali adempimenti, ma che spesso per le associazioni di volontariato rappresenta un ulteriore ostacolo.
L’età media dei volontari dirigenti in Lombardia è di decisamente alta e il ricambio generazionale molto limitato. C’è dunque un primo problema riferito alla scarsa conoscenza in generale del mondo informatico connessa, talvolta, anche una ostilità culturale verso le nuove tecnologie. Si deve però anche dire che gran parte delle procedure sono impostate con mentalità burocratica, fatte cioè con poca attenzione a semplificare il lavoro di chi immette le informazioni, ma strutturate prevalentemente per chi poi le deve ricevere e analizzare (es. spesso in compilazioni periodiche non è previsto il recupero dei dati dell’anno prima, e anche se non è intervenuta alcuna modifica è necessario ripetere la compilazione di tutti i dati).
Inoltre, abituati ad apparati pubblici che funzionano poco e male, forse inconsciamente da parte dei volontari c’è anche in automatico una sorta di rifiuto di ritorno.

Responsabilità
Un terzo aspetto, di particolare rilievo, è riferito alle conseguenze che la burocratizzazione genera in relazione alle responsabilità personali. Laddove si dovessero commettere errori nell’assolvere agli adempimenti necessari – ed aumentando la burocrazia aumentano anche queste possibilità – viene cioè messa in gioco la diretta responsabilità dei singoli, sia a livello amministrativo che, seppur in casi estremi, addirittura penale. I presidenti e in generale i consiglieri delle associazioni sono tenuti ad amministrare l’associazione con la cosiddetta “diligenza del buon padre di famiglia” il che implica in caso di responsabilità derivanti da inadempienze contrattuali – anche se commesse in buona fede – o di sanzioni, il rischio di dover rispondere delle stesse anche con il proprio diretto patrimonio in caso di insufficienza di quello associativo. I percorsi formativi svolti dai CSV  in questi anni hanno contribuito ad  accrescere questa consapevolezza tra i volontari ma al contempo anche il  vissuto di una certa discrepanza tra l’offerta gratuita di un beneficio alla comunità e l’esposizione ad un rischio personale, potenzialmente anche di un certo rilievo.

Quali conseguenze generano queste criticità  sul “sistema volontariato”?

La prima conseguenza è una certa penalizzazione delle piccole associazioni. Solo le organizzazioni più grandi e più strutturate riescono infatti ad adempiere a questa mole di burocrazia senza particolari contraccolpi.
L’altra conseguenza è direttamente riferita al ruolo dei CSV e a come vengono percepiti dalle organizzazioni. Poiché fisicamente i CSV si pongono tra le istituzioni e le associazioni come tramite e primo front office (nell’illustrare gli adempimenti, nel sollecitarne l’assolvimento finanche nel mettere al corrente i volontari di tutti i rischi in cui potrebbero incappare…), rischiano di essere visti sempre più come diretti responsabili della burocratizzazione del sistema e non come soggetti di supporto. Il che rischia di tradursi spesso in rapporti non semplici da gestire da parte dei CSV che si ritrovano nella non facile posizione di dover quasi giustificare agli occhi dei volontari il perché, se si vuole costituire un’associazione e svolgere un’attività di volontariato o comunque senza scopo di lucro, determinate cose vadano necessariamente fatte.


[1] Anche indirette: per esempio il 5 X 1000 fa parte del prelievo fiscale[2] Per esempio il contributo ottenuto partecipando al bando di una fondazione erogativa