L’obiettivo dell’indagine 

A cavallo tra il 2017 ed il 2018 l’Osservatorio Settoriale sulle RSA ha condotto un complesso studio finalizzato a mappare, misurare e valorizzare economicamente le attività burocratico-adempimentali all’interno di un campione di RSA lombarde onde determinarne l’impatto economico-organizzativo sulla complessiva gestione di tali unità di offerta. Realizzata anche grazie al contributo incondizionato di AGeSPI Lombardia, l’indagine ha visto il coinvolgimento di 77 RSA, rappresentative di oltre 9.300 posti letto totali, con una distribuzione tale da includere i territori di tutte le ATS lombarde[1].
Le attività oggetto di misurazione, tutte riferite all’anno 2016 a consuntivo, sono state ricondotte alle seguenti 4 macro aree, la cui incidenza relativa media e mediana è riportata nel grafico 1:

  1. debito informativo: include i principali flussi rendicontativi che il modello lombardo pone obbligatoriamente a carico delle RSA (es: compilazione e trasmissione schede struttura);
  2. appropriatezza: è costituito da tutte le attività che le RSA devono espletare per soddisfare gli indicatori di appropriatezza introdotti dalla DGR 1765/2014 (es: valutazione del dolore);
  3. requisiti di esercizio e accreditamento: è l’insieme degli adempimenti previsti dalla DGR 2569/2014 che definisce i requisiti generali soggettivi, organizzativi e gestionali, strutturali e tecnologici in materia di autorizzazione e accreditamento; al pari degli indicatori di appropriatezza, anche tali requisiti sono sottoposti a specifiche attività di vigilanza da parte delle ATS territorialmente competenti;
  4. ispezioni di vigilanza: rilevazione dei tempi di ogni singola attività di vigilanza condotta nel corso del 2016 dalle ATS territorialmente competenti all’interno del campione.

Grafico 1Incidenza % dei tempi annui a posto letto delle aree sul totale dei tempi mappati (media vs. mediana)

In ogni caso, salvo rarissime eccezioni (es: riunioni specificamente mirate all’elaborazione dei PAI) sono state escluse a monte quelle attività che, pur essendo previste dalle regole regionali, sono state valutate come irrinunciabili per il corretto funzionamento dei servizi erogati. Il calcolo dei tempi si è basato su un processo di autovalutazione condotto nel pieno rispetto delle indicazioni metodologiche fornite dal team di ricerca. Alcune attività mappate sono state oggetto di reale misurazione sul campo (es: appropriatezza), mentre i tempi di altri adempimenti (es: scheda struttura) sono stati ricostruiti ex post mediante interazione con i relativi esecutori.

I risultati emersi

Considerando l’intero campione, le attività indagate hanno comportato un consumo complessivo, su base annua, di 408.951 ore, che equivalgono a circa 250 operatori full time. A fronte di questo macro risultato, è emerso che le attività burocratico-adempimentali assorbono mediamente 46 ore e 45 minuti a posto letto su base annua (grafico 2), con una ricaduta economica, sempre in valori medi, di 1.209 Euro annui a posto letto.

Grafico 2 – Ore totali a posto letto annuo assorbite dalle attività burocratico-adempimentali (media vs. mediana)

Grafico 3 – Costi totali a posto letto annuo derivati dalle attività burocratico-adempimentali (media vs. mediana)

 

Partendo da queste prime evidenze empiriche, si è proceduto a calcolare l’incidenza relativa dei costi burocratico-adempimentali sul costo complessivo medio a giornata di assistenza e sul contributo SOSIA medio giornaliero. In questa diversa prospettiva di analisi, è emerso che le attività mappate rappresentano il 3,22% dei costi totali sostenuti giornalmente da una RSA, pur a fronte di non trascurabili differenze legate alle dimensioni delle strutture. Si passa, infatti, da un’incidenza del 2,99% per le RSA piccole (fino a 60 PL), ad un’incidenza del 2,12% per le RSA grandi (oltre 200 PL). Sul versante dei ricavi da FSR, le attività burocratiche “erodono” mediamente l’8,23% del contributo SOSIA giornaliero. Anche in questo caso, l’impatto più rilevante si registra in relazione alle RSA piccole (9,21%), mentre quello più contenuto interessa nuovamente le RSA grandi (6,24%).

L’impegno di tempo richiesto alle diverse figure professionali

Tenuto conto delle diverse figure professionali che operano in RSA, l’impatto della burocrazia non si distribuisce in maniera uniforme, penalizzando in modo particolare soprattutto quelle  il cui apporto allo standard assistenziale è intrinsecamente contenuto (grafico 4). Lo studio, infatti, dimostra che i medici rappresentano i professionisti più “impegnati” nell’esecuzione di attività burocratico-adempimentali, a cui dedicano quasi 1/4 del proprio tempo, seguiti dagli educatori professionali (16,38%) e dai tecnici della riabilitazione (12,78%). Anche escludendo il tempo impiegato nelle riunioni di PI/PAI, il primato negativo di queste tre famiglie professionali viene ampiamente confermato.
Allargando i risultati del campione all’intero universo delle RSA lombarde, si stima che il complessivo carico burocratico generi un costo annuo di sistema pari a 75.009.620 Euro, che scende a 59.270.387 Euro se si escludono i tempi dedicati alle riunioni di PI/PAI in assenza dei famigliari. L’impatto sul settore sembra essere davvero troppo rilevante e sicuramente esistono ampi margini di manovra per intervenire in una logica di semplificazione senza per questo compromettere la qualità dei servizi erogati. Va, infatti, considerato che le istanze delle strutture su questo tema non sono dettate da una logica di mero risparmio, quanto piuttosto dalla possibilità di intensificare sul piano quantitativo e qualitativo le attività di assistenza e cura che coinvolgono l’ospite. Al tempo stesso, è innegabile che il modello regionale di riferimento abbia contribuito ad innalzare in modo significativo il livello medio della qualità dei servizi erogati, al punto che il settore delle RSA lombarde rappresenta sicuramente un caso di eccellenza nel panorama nazionale.

Grafico 4 – Incidenza % mediana delle ore annue dedicate alle attività burocratiche sul totale delle ore annue lavorate per famiglia professionale

Conclusioni

Partendo da questa comune consapevolezza, esistono interessanti soluzioni che potrebbero essere utilmente esplorate in una logica “win-win”, prima su tutte la possibilità di sfruttare la tecnologia informatica per effettuare delle verifiche da remoto da parte delle ATS su specifici requisiti, anche al fine di ridurre le ridondanze dei controlli nelle realtà multi servizio. Inoltre, come già sperimentato dall’ATS Milano Città Metropolitana, sono perseguibili anche delle forme di autocontrollo, soprattutto con riferimento agli indicatori di appropriatezza, che potrebbero favorire una più incisiva responsabilizzazione degli enti gestori.
Indubbiamente la strada da percorrere non è né semplice, né breve, ma siamo convinti che aver misurato per la prima volta il fenomeno con approccio scientifico, costituisca la necessaria base di partenza per avviare un dialogo costruttivo nel rispetto dei ruoli e delle finalità specifiche delle singole parti in gioco.

 


[1]  Per  scaricare le presentazioni dei dati della ricerca, esposti nel corso di un convegno svoltosi il 23/10 u.s, si rimanda al link http://www.liucbs.it/notizie-ed-eventi/migliorare-la-burocrazia-per-migliorare-le-rsa/.